Asistente de Gerencia

Descripción de la oferta

1. Agendar en el Google Calendar con fecha y hora las reuniones para las áreas de Gerencia, equipo administrativo y comercial.
2. Receptar y coordinar con el taller autorizado él envió de los vehículos empresariales a mantenimiento, para posterior coordinación con contabilidad para los pagos correspondientes.
3. Coordinar con asistente de logística que las cámaras, alarmas y cerca eléctrica estén en perfecto funcionamiento y verificar la disponibilidad de los botones de pánico principalmente al iniciar y finalizar la jornada.
4. En caso de que se dañen las cámaras, cerca eléctrica o alarmas, llamar a la empresa encargada del control para que proceda con el arreglo correspondiente en base al POE de mantenimiento y calibración.
5. Encargada del botón de pánico que se encuentra en el área de asistente de gerencia.
6. Asistir a reuniones diarias para coordinar la agenda del Bodeguero/Chofer/mensajero y realizar actas de las mismas.
7. Leer y aceptar el reglamento interno de trabajo.
8. Receptar la notificación de crédito y cobranza, contabilidad, logística, bodeguero/chofer/mensajero en el caso de existir irregularidades con las instalaciones de la empresa para continuar con POE DE MANTENIMIENTO Y CALIBRACIÓN.
9. Apoyo a verificar y cuadrar con el área de Logística y Crédito y Cobranza para cuadrar el inventario los días jueves de 16:00 a 17:00 y posterior modificación en el CRM para el envío a Gerencia General los días viernes hasta las 09:00.
10. Receptar el correo electrónico del área de Crédito y Cobranza con la información sobre anulaciones de pedidos registradas en el CRM, a fin de actualizar el stock y realizar el cuadre del inventario los días jueves.
11. Responsable de la custodia de carpetas del personal de la empresa según la política conservación destrucción y eliminación de documentos.
12. Receptar las políticas internas entregadas por Gerencia General, para posterior entrega al personal administrativa y comercial.
13. Recibir el correo de logística dando a conocer la recepción del arribo de importaciones para coordinar refrigerios y pagos en base a los límites de manejo de caja chica que son de $20,00 en el caso de superarse el monto, deberá pedir aprobación a gerencia para que el área contable emita cheques.
14. Presentación de facturas al área contable validadas y revisadas para el respectivo ingreso hasta el 26 de cada mes, para la generación de la retención basándose en la ley del SRI que indica 48 horas después de haber sido emitida la factura.
15. Administrar el manejo de la caja chica y cuadre diario con bodeguero/chofer/mensajero.
16. Entregar el documento y facturas con el cuadre de la caja chica a la Asistente Contable cuando exista el 50% de flujo disponible para el respectivo registro y reembolso.
17. Responsable de recepción de cheques y recibos recibidos por los asesores comerciales para registro en el sistema contable, así como también dinero en efectivo para depósito en cuentas empresariales y posterior entrega al área de Crédito y Cobranza con documentos de respaldo.
18. Receptar los suministros de oficina solicitados por los colaboradores de manera semestral, en los meses de julio y diciembre. Posteriormente, se enviará la solicitud para la aprobación de la Gerencia General y se notificará a contabilidad para la emisión del pago correspondiente.
19. Coordinación de compra de suministros de cafetería mensualmente.
20. Manejo de archivo de la documentación de Asistente de Gerencia y entregar al área de logística la información correspondiente para la auditoria de (BPA) Buenas Prácticas de Almacenamiento.
21. Control diario y permanente del correo electrónico de la compañía, recepción de mensajes de Quipux, Agrocalidad, IEPI, Arcsa, etc.
22. Compra de tiquetes aéreos: viajes internacionales, nacionales, coordinación de los equipos de trabajo, transfer in, hoteles, manejo de agendas, etc.
23. Manejo de la agenda y calendario, coordinación de reuniones diarias de la Gerencia General.
24. Coordinación de actividades administrativas del Chofer-Mensajero-Bodeguero y recepción de hoja de ruta diaria, revisión de las rutas con el rastreo satelital de manera semanal.
25. Seguimiento de trámites en permisos de funcionamiento, entidades gubernamentales y entidades bancarias. (Luae, bomberos, municipio, certificados bancarios, etc.)
26. Proceso de matriculación de vehículos empresariales, y notificar al responsable de cada vehículo.
27. Llevar archivo y organización de documentos correspondientes a vehículos empresariales.
28. Archivo general de documentos de Gerencia General.
29. Responsable de auditar al profesional de limpieza de oficinas para que realice sus funciones en base al POE de limpieza y desinfección aplicando una correcta dosificación del producto para la limpieza de las bodegas. Este informe se deberá presentar a Gerencia General hasta el 5 de cada mes.

Requerimientos

• Educación Mínima: Universidad
• 4 años de experiencia
• Idiomas: Inglés
• Edad: entre 28 y 38 años
• Conocimientos: Aceptación de errores y fracasos, Atención al cliente, Comunicación y persuasión, Iniciativa, Trabajo en equipo, Administración de archivos

Aptitudes asociadas a esta ofertaNuevo

Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide

Hace 5 días (actualizada)